Web Registration Guidelines

 

IMPORTANT NOTICE: Please note that as of 1 August 2009, we will no longer release online registration invoice through the congress web registration system. We will also close all new requests for Visa Invitation Letter as of 1 August 2009.

Congress Registration made after 1 August 2009 can be settled directly in Bali, in the following venues:
(1) Inna Grand Bali Beach Hotel, Sanur, from 6 - 8 August 2009 - Opening Hours: 07.30 - 20.00
(2) Bali International Convention Centre (BICC), Nusa Dua, from 8 - 12 August 2009. Opening Hours: 07.30 - 20.00

For further inquiry you may email to registration@icaap9.org

Registered Delegates may download practical information about re-registration, here!

 

Versi Bahasa Indonesia

 

WEB REGISTRATION GUIDELINES

Thank you for your interest to participate in the 9th International Congress on AIDS in Asia and the Pacific.

Please read the following registration guidelines thoroughly before proceeding.

1. You are required to register as web user to utilize the web application

  • Click on the registration page and read the information thoroughly
  • Click the button: Register on the top left of the web-page
  • You will be prompted with an email and password field
  • In the email field, please provide the email address that you will use for correspondence with the 9th ICAAP secretariat. 
  • In the password field, please provide the password of your choice that you can remember easily
  • Click on create account and you will be prompted with personal information fields
  • Please fill in the blank fields with the correct information.
  • Fields with asterix sign (*) are mandatory fields.
  • Your web registration will be rejected if mandatory fields are not completed 
  • Click Finish when you have completed
  • You will be prompted to the Welcome page: the 9th ICAAP web application central
  • An email will be sent to you to comfirm your web user account

 

2. Welcome page: the 9th ICAAP Web Application Central

From the 9th ICAAP Web Application Central, you will be able to do the following:

  • Congress Registration
  • Abstract Submission (Scientific-study / Experience-based)
  • Skills Building Proposal Submission
  • Cultural Performance Proposal Submission
  • Scholarship Application
  • Hotel Reservation

 

You must start with Congress Registration, before proceeding with any other web applications. Registering as a web user does not mean registering for the congress. You are still required to follow the online procedure for registering to the congress in the 9th ICAAP Web Application Central.  

To register for the Congress in the 9th ICAAP Web Application Central:

  • Click on the link to Congress Registration and please fill in the blank fields with correct information
  • Refer to the registration page in the website if you need information about the correct type of registration for you
  • You will be provided with the registration invoice and you will be asked to choose your method of payment
  • There are two options for payment methods: Bank Transfer and Credit Card

 

If you intend to pay for yourself:

  • Please choose either bank transfer or credit card as your payment method.
  • Click Finish and an email will be sent to you with the invoice attached, along with the payment instruction
  • You may then return to the Web Application Central and proceed with your abstract submission and or hotel reservation.
  • Please do not forget to check your email to retrieve the invoice for your congress registration and please proceed with payment as soon as possible within the deadline stated in your invoice.
  • Your registration will be confirmed once you have made the payment.
  • Please fax the proof of your payment to the secretariat.
  • An email will be sent to you to confirm your payment and a registration number will be provided for you.

 

If you do not intend to pay for yourself or you plan to look for sponsorship or apply for the scholarship programme:

  • Please choose bank transfer as your payment method.
  • Click Finish and an email will be sent to you with the invoice attached, along with the payment instruction
  • You may then return to the Web Application Central to proceed with the submission of your abstract, skills building proposals, cultural performance proposal and scholarship application.
  • Please do not forget to check your email to retrieve the invoice for congress registration. You may use the invoice to look for sponsorship if you already have a sponsor or if your scholarship application is not selected to be awarded.
  • Your registration will be confirmed once your sponsor has made payment for your registration or if you are awarded with a scholarship
  • In either case, an email will be sent to you to confirm the payment or the award of the scholarship
  • A registration number will be provided for you in the email 
  • Please note that the scholarship will be awarded in May 2009

 

Do not hesitate to contact us should you encounter any problem in any of the web application process.

Please carefully follow the instruction in each of the web application for submission.

Thank you for your attention and you may now proceed with web user registration (web registration is closed).

 

9th ICAAP Secretariat

 

 

PANDUAN REGISTRASI MELALUI WEBSITE

Terima kasih atas minat Anda untuk berpartisipasi dalam Kongres AIDS Internasional Asia dan Pasifik yang ke - 9.
Harap dibaca panduan registrasi berikut sebelum melakukan proses registrasi.
1. Anda wajib melakukan registrasi sebagai web user (pengguna web) untuk dapat mengakses seluruh aplikasi web

  • Klik pada halaman registrasi kongres dan bacalah seluruh informasi nya
  • Klik pada box Create Account yang terdapat pada pojok kiri atas web
  • Anda akan melihat kolom email dan password
  • Pada kolom email, harap diisi dengan alamat email yang akan Anda gunakan untuk berkorespondensi dengan sekretariat
  • Pada kolom password, isilah dengan password pilihan anda yang mudah diingat.
  • Klik pada kotak Create Account dan anda akan mendapatkan kolom Personal Information
  • Isilah semua kolom kosong dengan informasi yang benar
  • Kolom dengan tanda (*) adalah kolom mandatory (wajib diisi). Registrasi anda akan ditolak apabila kotak mandatory tidak diisi
  • Klik pada kotak Finish setelah selesai
  • Anda akan memasuki halaman aplikasi web ICAAP 9
  • Email akan dikirim ke inbox Anda untuk konfirmasi registrasi sebagai web user


2. Halaman Aplikasi Web ICAAP 9

Dalam Halaman Aplikasi Web ICAAP 9, Anda dapat melakukan hal-hal berikut:

  • Registrasi Kongres
  • Pengiriman Abstrak (Studi Ilmiah/Berdasarkan Pengalaman)
  • Pengiriman Proposal Skills Building
  • Pengiriman Proposal Pertunjukan Budaya
  • Aplikasi Beasiswa
  • Reservasi Hotel


Semua aplikasi diatas dapat diakses apabila Anda telah melakukan registrasi kongres.

Registrasi yang anda lakukan sebelum masuk ke halaman ini adalah registrasi sebagai web-user dan bukan registrasi kongres.


Untuk melakukan registrasi kongres, silahkan ikuti langkah-langkah berikut:

  • Klik pada link Registrasi Kongres dan isi semua kolom kosong dengan informasi yang benar
  • Lihat halaman registrasi dalam website apabila anda butuh informasi mengenai tipe registrasi yang cocok buat anda
  • Anda akan mendapatkan Invoice registrasi dan ditanyakan untuk memilih metode pembayaran
  • Ada dua pilihan dalam metode pembayaran: transfer melalui Bank atau Kartu Kredit

Apabila anda membiayai diri sendiri:

  • Pilihlah Transfer melalui Bank atau Kartu Kredit sebagai metode pembayaran
  • Klik "Finish" dan anda akan menerima email dengan lampiran Invoice dan Instruksi Pembayaran
  • Silahkan kembali ke halaman aplikasi web 9th ICAAP dan anda dapat menggunakan aplikasi pengiriman abstrak dan reservasi hotel
  • Jangan lupa untuk memeriksa inbox email anda untuk melanjutkan pembayaran registrasi kongres dalam tenggat waktu yang di berikan dalam invoice anda
  • Registrasi anda akan dikonfirmasikan setelah anda melakukan pembayaran
  • Bukti pembayaran harap di fax ke sekretariat dengan mencantumkan nomor invoice anda
  • Setelah kami menerima pembayaran anda, kami akan mengirmkan email untuk memberikan konfirmasi
  • Anda akan mendapatkan nomor registrasi


Apabila anda mencari sponsor atau mendaftar untuk program beasiswa:

  • Pilihlah Transfer melalui Bank sebagai metode pembayaran
  • Klik "Finish" dan anda akan menerima email dengan lampiran Invoice dan Instruksi Pembayaran
  • Silahkan kembali ke halaman aplikasi web 9th ICAAP dan anda dapat menggunakan aplikasi pengiriman abstrak, proposal skills building, proposal pertunjukan budaya dan lamaran beasiswa 9th ICAAP
  • Jangan lupa untuk memeriksa inbox email anda dan menyimpan invoice registrasi kongres yang kami kirimkan. Invoice registrasi kongres dapat anda gunakan sebagai bukti registrasi kepada sponsor bila anda telah memiliki sponsor atau dapat anda gunakan untuk mencari sponsor bila anda tidak terpilih sebagai penerima beasiswa 9th ICAAP
  • Registrasi anda hanya akan kami konfirmasi bila Sponsor anda telah melakukan pembayaran atau anda mendapatkan beasiswa dari 9th ICAAP
  • Anda akan menerima email yang memberikan konfirmasi pembayaran yang telah diterima atau pemberitahuan tentang hasil seleksi beasiswa 9th ICAAP
  • Anda akan mendapatkan nomor registrasi
  • Pengumuman penerima beasiswa akan diinformasikan pada Mei 2009

Jangan ragu - ragu menghubungi kami apabila menemukan kesulitan dalan proses aplikasi web. Harap mengikuti instruksi yang tersedia dalam setiap aplikasi untuk pengiriman. Terimakasih atas perhatian anda dan anda dapat melanjutkan dengan registrasi sebagai web user (registrasi web sudah ditutup).

9th ICAAP Secretariat

 
Bookmark and Share
9th ICAAP Secretariat
Menara Eksekutif 8th Floor Jalan MH Thamrin Kav. 9
Jakarta 10330
INDONESIA

Phone: +62 21 39838845/46
Fax: +62 21 39838847
Email: secretariat@icaap9.org